Zásady ochrany osobních údajů

1. Úvod

Sikmo Digital ("my", "nás", "naše") provozuje bIDMIO, multi-tenantovou cloudovou ERP platformu pro řízení stavebních projektů. Tyto zásady ochrany osobních údajů vysvětlují, jak shromažďujeme, používáme, zpřístupňujeme a chráníme vaše osobní údaje při používání naší platformy.

2. Správce

Sikmo Digital
CVR: 32014283
Adresa: Præstbrovej 22, 8464 Galten, Dánsko
Kontakt: privacy@bidmio.com

Pro údaje o účtu, fakturaci a návštěvnících webu je správcem Sikmo Digital. Pro údaje, které zadáte o zaměstnancích, zákaznících a projektech (tenant data), jste správcem vy a Sikmo Digital je zpracovatelem podle smlouvy o zpracování údajů.

3. Osobní údaje, které shromažďujeme

3.1 Údaje o účtu

• Jméno, e-mailová adresa, telefonní číslo
• Údaje o společnosti/organizaci
• Pracovní pozice a role
• Přihlašovací údaje (bezpečně hashované)

3.2 Údaje o zaměstnancích

• Profily zaměstnanců (jméno, kontakt, pracovní informace)
• Pracovní rozvrhy a záznamy času
• Záznamy o nepřítomnosti (dovolená, pracovní neschopnost). Pracovní neschopnost je zvláštní kategorie osobních údajů jen tehdy, pokud ji zadáte
• Kontaktní informace pro nouzové případy

3.3 Projektové údaje

• Informace o zákaznících a dodavatelích
• Detaily projektu a rozpočty
• Faktury a finanční záznamy
• Dokumenty a soubory, které nahrajete

3.4 Technické údaje

• IP adresy a informace o zařízení
• Typ a verze prohlížeče
• Vzory používání a přístupové protokoly
• Cookies a podobné technologie

3.5 Údaje o původu návštěvy

Když se na bIDMIO dostanete přes reklamu, vyhledávač nebo některý z našich marketingových webů, zaznamenáme, jak jste se k nám dostali, abychom mohli měřit, které kanály nám přinášejí zákazníky:

• Adresu, na které jste přistáli, a web, který vás odkázal
• Parametry kampaně v odkazu, který jste použili (zdroj, médium, kampaň, klíčové slovo, obsah)
• Identifikátory kliknutí na reklamu od společností Google, Microsoft nebo Meta
• Identifikátory analytických a reklamních cookies Google, pokud jsou čitelné

Tyto informace jsou během registrace uloženy v krátkodobém souboru cookie a v případě vytvoření účtu se jednou uloží k tomuto účtu. Nikdy se nepropojují s vaší aktivitou uvnitř platformy.

3.6 Rozšířené konverze Google Ads

Po úspěšném vytvoření účtu a pouze pokud jste udělili souhlas s marketingem, můžeme společnosti Google odeslat normalizovaný jednosměrný SHA-256 hash e-mailové adresy použité při registraci spolu s událostí konverze. Google tento hash porovná s hashi přiřazenými k přihlášeným účtům Google, aby registraci přiřadil k interakci s reklamou a zlepšil měření konverzí a optimalizaci nabídek.

• Údaje: Normalizovaný SHA-256 hash e-mailové adresy použité při registraci a metadata události konverze. Hash je pseudonymizovaný osobní údaj, nikoli anonymní údaj. E-mailová adresa v čitelné podobě se nevkládá do naší marketingové datové vrstvy a tato integrace ji neodesílá.
• Účel a právní základ: Měření reklamy a optimalizace kampaní na základě vašeho souhlasu.
• Příjemce: Google podle Podmínek zpracování údajů služby Google Ads a Zásad pro údaje zákazníků.
• Uchovávání: bIDMIO hash po odeslání neuchovává; Google jej zpracovává podle platných podmínek a zásad.
• Vaše volba: Odvolání souhlasu s marketingem v Nastavení souborů cookie zastaví budoucí odesílání údajů pro Rozšířené konverze. Toto zpracování nepoužíváme k vytváření publik Customer Match ani seznamů zákazníků založených na konverzích.

3.7 Mobilní aplikace (Android a iOS)

Mobilní aplikace bIDMIO pro Android a iOS mohou používat tyto funkce zařízení:

• Poloha pro automatické výkazy práce (GPS): Poloha se používá pouze tehdy, pokud váš zaměstnavatel zapnul automatické výkazy práce a vy je sami zapnete v části Pracovní zóna > GPS sledování. Aplikace nejprve vysvětlí, k čemu se poloha používá, a teprve poté požádá o systémové oprávnění. Aplikace shromažďuje vaši přesnou polohu i tehdy, když je zavřená nebo se nepoužívá, ale pouze během pracovní doby, kterou nastavil váš zaměstnavatel (už od hodiny před začátkem směny, aby se zaznamenal i dřívější příchod). Ve dnech volna, o svátcích a během celodenních nepřítomností zaznamenaných v bIDMIO aplikace sledování nespouští a polohy odeslané v takový den server odmítne a neuloží. Poloha se používá k ověření, zda se nacházíte na některém z pracovišť vaší společnosti. Poloha se nepoužívá pro reklamu a neprodává se.
• Co se o vaší poloze ukládá: Samotné souřadnice se na serverech bIDMIO neukládají. Ukládá se pracoviště s časy vašeho příchodu a odchodu a čas a výsledek posledního hlášení polohy, aby bylo možné diagnostikovat problémy se sledováním. Z příchodů a odchodů vznikají časové záznamy: koncepty, které si zkontrolujete, nebo, pokud váš zaměstnavatel zapnul automatické potvrzování, potvrzené časové záznamy. Váš zaměstnavatel (organizace, pro kterou pracujete) vidí časy příchodu a odchodu, nikoli historii polohy. Když v části Pracovní zóna > GPS sledování smažete svá GPS data, smažou se záznamy o vašich příchodech a odchodech a GPS koncepty časových záznamů, které ještě nebyly potvrzeny, a GPS sledování se vypne. Časové záznamy, které již byly potvrzeny (vámi nebo automaticky, pokud váš zaměstnavatel zapnul automatické potvrzování), se nesmažou: jsou součástí evidence práce vašeho zaměstnavatele, který o nich rozhoduje jako správce. Čas a výsledek posledního hlášení polohy zůstávají uloženy také u vašich nastavení GPS; nesmažou se, když sledování vypnete nebo smažete svá GPS data, ale nahradí je další hlášení.
• Dočasné uložení v zařízení: Pokud polohu nelze hned odeslat (například bez připojení k internetu), dočasně se uloží v zařízení a odešle se později. Po odeslání se poloha ze zařízení smaže. V aplikaci pro Android se poloha starší než 12 hodin nikdy neodešle a uchovává se nejvýše 720 poloh; ve webové verzi v prohlížeči jsou limity 6 hodin a 50 poloh. Polohy nad tyto limity se neodešlou a smažou se při příštím zpracování fronty, tedy když aplikace příště zaznamená nebo odešle polohu; do té doby mohou zůstat v zařízení. V aplikaci pro Android se čekající polohy smažou také tehdy, když GPS sledování v aplikaci vypnete nebo když server přestane přijímat přihlášení aplikace. Ve webové verzi vypnutí GPS sledování čekající polohy nesmaže: zůstanou v prohlížeči, dokud prohlížeč příště nezpracuje frontu, a polohy v rámci limitů se pak ještě mohou odeslat. Smazání vašich GPS dat (viz výše) zároveň zastaví sledování v zařízení, ve kterém je smažete, a smaže polohy, které tam čekají, v aplikaci pro Android i v prohlížeči.
• Zastavení sledování: Sledování můžete kdykoli zastavit v aplikaci vypnutím Pracovní zóna > GPS sledování a když jste na pracovišti, také tlačítkem Ukončit práci v aplikaci. Oprávnění k poloze můžete také kdykoli odvolat v systémovém nastavení telefonu. V systému Android se během sledování zobrazuje trvalé oznámení s tlačítkem Ukončit práci, pokud má aplikace povolená oznámení. Pokud oznámení nepovolíte, sledování může běžet i bez tohoto oznámení.
• Fotoaparát, fotografie a soubory: Používají se pouze tehdy, když pořídíte fotografii nebo vyberete soubor. Obsah se ukládá k záznamům vaší společnosti.
• Mikrofon: Používá se pouze tehdy, když diktujete text, nahráváte hlasovou poznámku nebo zadáváte hlasový pokyn. Nahrávka se odešle společnosti OpenAI (viz část 6.1) k přepisu do textu. bIDMIO samotnou nahrávku neukládá, pouze rozpoznaný text tam, kde ho použijete (u hlasové poznámky se přepis přidá do stavebního deníku; nadiktovaný text se uloží až po uložení formuláře). Jde o volitelné funkce AI, které může vaše společnost vypnout.
• Push oznámení: K doručování oznámení používá aplikace pro Android službu Firebase Cloud Messaging (Google) a aplikace pro iOS službu Apple Push Notification service (APNs, Apple). Poskytovatel dostává token zařízení a obsah oznámení.
• Bez reklamy: Aplikace nepoužívají reklamní identifikátor a neobsahují žádné reklamní SDK.

4. Právní základ zpracování

Osobní údaje zpracováváme na základě:

• Plnění smlouvy: K poskytování našich služeb
• Oprávněný zájem: Pro bezpečnost, analytiku a zlepšování služeb
• Právní povinnost: Dodržování platných zákonů
• Souhlas: Pro volitelné funkce a marketing

5. Jak používáme vaše údaje

• Poskytování a údržba platformy bIDMIO
• Zpracování transakcí a správa předplatného
• Odesílání servisních oznámení a aktualizací
• Poskytování zákaznické podpory
• Zlepšování a rozvoj našich služeb
• Zajištění bezpečnosti platformy a prevence podvodů
• Plnění právních povinností

6. Sdílení údajů

Údaje můžeme sdílet s:

• Poskytovatelé služeb: Cloud hosting, zpracování plateb, e-mailové služby, analytické a zákaznické nástroje
• V rámci vaší organizace: Další oprávnění uživatelé ve vašem pracovním prostoru
• Právní požadavky: Soudy, regulátoři nebo orgány činné v trestním řízení
• Obchodní převody: V případě sloučení nebo akvizice

6.1 Poskytovatelé služeb třetích stran

K provozu a zlepšování bIDMIO používáme následující služby třetích stran:

• Hetzner: Hosting aplikace v Německu a object storage pro nahrané soubory v Norimberku (nbg1).
• Neon: PostgreSQL v EU (Frankfurt).
• Stripe: Platby předplatného (Irsko). Čísla karet u Bidmio neukládáme.
• Resend: Transakční e-maily.
• OpenAI: Volitelné AI včetně přepisu diktování a hlasových poznámek do textu. Organizace v EU musí přijmout souhlas se zpracováním mimo EU, než mohou prompty opustit EHP. AI lze vypnout.
• Zoho PageSense / SalesIQ: Analytika a live chat na našich marketingových webech bidmio.* (zobrazení stránek, interakce, přepisy chatů a informace o návštěvnících). Nepoužívá se pro tenant ERP data.
• Google Firebase Cloud Messaging: Doručování push oznámení do aplikace pro Android (token zařízení a obsah oznámení).
• Apple Push Notification service (APNs): Doručování push oznámení do aplikace pro iOS (token zařízení a obsah oznámení).

Úplný a aktuální seznam subzpracovatelů s účelem a místem zpracování je na stránce Subzpracovatelé.

7. Služby Google API

bIDMIO může uživatelům umožnit propojit jejich účet Google k aktivaci určitých funkcí nebo integrací.

Když uživatel autorizuje integraci Google, bIDMIO může přistupovat k omezeným informacím účtu Google podle povolení uživatele. Tyto údaje mohou zahrnovat:

• Základní profilové informace
• E-mailovou adresu
• Další údaje potřebné pro požadovanou integraci

bIDMIO používá tyto údaje výhradně k poskytování požadované funkcionality a neprodává ani nepoužívá tyto údaje pro reklamní účely.

Používání a přenos informací získaných z Google API ze strany bIDMIO je v souladu s Google API Services User Data Policy, včetně požadavků na omezené použití (Limited Use).

8. Mezinárodní přenosy

Údaje mohou být přeneseny mimo EU/EHP. Zajišťujeme přiměřené záruky prostřednictvím:

• Standardní smluvní doložky EU
• Rozhodnutí o přiměřenosti Evropské komise
• Jiné schválené mechanismy přenosu

9. Uchovávání údajů

• Aktivní účty: Údaje se uchovávají, dokud je účet aktivní
• Po ukončení: provozní tenant data se uchovávají 30 dní pro export a poté se smažou
• Zálohy: až 90 dní
• Účetní záznamy: 5 let od konce příslušného fiskálního roku, pokud to daňové právo vyžaduje
• Identifikátory kliknutí na reklamu: Parametry kampaně a identifikátory kliknutí uložené u účtu se vymažou po 24 měsících a okamžitě při smazání organizace
• GPS události příchodu a odchodu: Uchovávají se po dobu, kterou nastaví váš zaměstnavatel (výchozí 90 dní; zahozené události 30 dní), a poté se automaticky smažou

10. Vaše práva (GDPR)

Máte právo na:

• Přístup: Požádat o kopie vašich osobních údajů
• Opravu: Opravit nepřesné údaje
• Výmaz: Požádat o vymazání vašich údajů
• Omezení: Omezit způsob, jakým používáme vaše údaje
• Přenositelnost: Získat údaje v přenosném formátu
• Námitka: Namítat proti určitým činnostem zpracování
• Odvolání souhlasu: Kde je zpracování založeno na souhlasu

Smazání účtu a údajů: Na stránce /app/account-deletion je vysvětleno, jak smazat svůj účet a údaje. Funguje i bez aplikace a v aplikaci se na ni dostanete také přes Profil.

11. Bezpečnost údajů

Implementujeme robustní bezpečnostní opatření:

• Šifrování při přenosu (TLS) a v klidu
• Multi-tenant izolace údajů
• Automatické bezpečnostní kontroly kódu před každým vydáním
• Řízení přístupu a ověřování

12. Cookies a sledovací technologie

Používáme následující typy cookies a sledovacích technologií:

• Esenciální cookies: Potřebné pro funkčnost platformy, ověřování a bezpečnost. Tyto nelze deaktivovat.
• Analytické cookies: Používané Zoho PageSense k pochopení interakce uživatelů s naší platformou. Pomáhají nám zlepšit použitelnost a funkce.
• Chat cookies: Používané Zoho SalesIQ k poskytování live chat podpory a zapamatování historie konverzací.
• Preferenční cookies: Pamatují si vaše nastavení, jako jsou jazykové a tématické preference.
• Atribuční cookie: Cookie první strany, která si pamatuje, jak jste se poprvé dostali na bIDMIO, aby bylo možné registraci přiřadit správné kampani. Vyprší po 30 dnech a smaže se, jakmile je účet vytvořen.

Soubory cookie pro statistiku, marketing a chat se nastaví až poté, co je povolíte. Své rozhodnutí můžete kdykoli změnit nebo odvolat přes Nastavení cookies v patičce kterékoli stránky. Naše Zásady používání cookies uvádějí každý soubor cookie, který nastavujeme, jeho kategorii, účel a životnost. Cookies můžete spravovat i v nastavení prohlížeče, deaktivace nezbytných cookies však může ovlivnit funkčnost platformy.

13. Ochrana soukromí dětí

bIDMIO není určeno pro uživatele mladší 16 let. Vědomě neshromažďujeme údaje od dětí.

14. Změny těchto zásad

Tyto zásady můžeme pravidelně aktualizovat. Významné změny budou oznámeny e-mailem nebo oznámením na platformě.

15. Kontaktujte nás

Pro dotazy týkající se ochrany osobních údajů nebo k uplatnění vašich práv nás kontaktujte na:
E-mail: privacy@bidmio.com

Poslední aktualizace: 18. října 2026

Verze 3.7